Kielijelppi > Puheviestintä > 7. Kokoustaito > Asian käsittelykaava

Asian käsittelykaava

Asian käsittelykaava on runko keskustelun etenemiselle. Se auttaa puheenjohtajaa johtamaan asian käsittelyn systemaattisesti alusta loppuun saakka. Jokainen asia käsitellään kaavan mukaisesti:

1) Asian esittely
Käsiteltävän asian esittelee joko puheenjohtaja tai puheenjohtajan pyynnöstä hallituksen edustaja tai asiaa valmistellut henkilö. Tämä puheenvuoro muodostaa pohjan keskustelulle antamalla esimerkiksi taustatietoja valmistellusta asiasta sekä pää- eli pohjaehdotuksen perusteluineen.

2) Keskustelun avaaminen
Puheenjohtaja avaa keskustelun ja pyytää läsnäolijoilta puheenvuoroja ja ehdotuksia käsiteltävästä asiasta.

3) Asiasta keskustelu
Puheenjohtaja johtaa keskustelua ja jakaa puheenvuorot pyyntöjärjestyksessä, etuoikeutettuja puheenvuoroja lukuun ottamatta. Kaikkien on saatava puhua ilman häiriötä, ja keskustelun on pysyttävä asiassa.

4) Keskustelun päättäminen
Keskustelu päätetään, kun kaikki pyydetyt puheenvuorot tai ennalta sovittu puheenvuorojen määrä on käytetty. Puheenjohtaja toteaa keskustelun päättyneeksi ja kopauttaa kerran nuijallaan. Keskustelun päättäminen on tehtävä selkeästi ja napakasti, sillä sen jälkeen ei sallita enää puheenvuoroja käsitellystä asiasta. Keskustelu on päätettävä virallisesti, vaikka yhtään puheenvuoroa ei olisi käytetty.

5) Ehdotusten toteaminen ja tarkistaminen
Keskustelun aikana puheenjohtaja (yhdessä sihteerin kanssa) pitää kirjaa kaikista annetuista ehdotuksista. Keskustelun päätyttyä hän varmistaa kokoukselta, että ehdotukset ja niiden kannatukset on kirjattu oikein. Ehdotuksia kutsutaan esimerkiksi niiden tekijöiden nimillä. Pääehdotus huomioidaan joka tapauksessa, kun taas muut ehdotukset tarvitsevat kannatusta päästäkseen äänestykseen. Puheenjohtajan on selostettava myös kannattamattomien ehdotusten sisältö ja todettava, että ne raukeavat äänestykseen pääsemättä.

Jos henkilövalintoja tehtäessä ehdokkaita on enemmän kuin yksi, pidetään vaalit. Säännöistä ja menettelytavoista riippuen kaikki ehdokkaat nimetään etukäteen, uusia ehdokkaita voidaan lisäksi nimetä vielä kokouksessa tai kaikki ehdokkaat nimetään vasta kokouksessa. Vaaliin otetaan mukaan kaikki, keitä on ehdotettu.

6) Äänestys tai vaali
6.1 Äänestys- tai vaalitavasta päättäminen
6.2 Äänestys- tai vaalijärjestyksestä päättäminen
6.3 Äänestäminen
6.4 Äänten laskeminen
6.5 Äänestyksen tuloksen julistaminen ja hyväksyminen

7) Päätöksen tekeminen
Puheenjohtaja julistaa tehdyn päätöksen ja vahvistaa sen nuijan kopautuksella. Jotta päätös tulee kirjattua tarkasti, tietyt asiat sanellaan sanasta sanaan pöytäkirjaan.

8) Päätöksen moittiminen
Mikäli kokouksen osanottaja on tyytymätön tehtyyn päätökseen, hän voi vastustaa sitä esittämällä eriävän mielipiteen tai vastalauseen. Pöytäkirjaan merkittävä eriävä mielipide tai vastalause vapauttaa tekijänsä juridisesta ja moraalisesta vastuusta, mutta hänen tulee silti noudattaa tehtyä päätöstä.

Kokouksen osanottaja voi myös ehdottaa ponnen liittämistä tehtyyn päätökseen. Ponsi on kokouksen tahdonilmaisu, joka rinnastetaan yleensä toivomukseen. Se voi sisältää esimerkiksi täsmentäviä vaatimuksia tehtyyn päätökseen. Ponsiehdotus voidaan tehdä jo keskustelun kuluessa, mutta se hyväksytään tai hylätään vasta päätöksen julistamisen jälkeen.

9) Asian julistaminen loppuun käsitellyksi
Puheenjohtaja julistaa asian käsittelyn loppuneeksi kopauttamalla nuijaa. Tämän jälkeen siirrytään esityslistan seuraavaan kohtaan.

Asioiden käsittely ja päätöksen tekeminen eivät aina edellytä kaikkien kohtien läpikäymistä. Jos kannatettuja ehdotuksia on useita, koko kaava käydään läpi. Jos taas kokouksessa tulee esille vain yksi kannatettu ehdotus, käydään käsittelykaavasta läpi vain kohdat 1–5 sekä 7 ja 9.

Lue lisää asian käsittelykaavasta sekä äänestyksistä ja vaaleista Jyväskylän yliopiston Kielikompassi-sivuilta.