Kielijelppi > Puheviestintä > 4. Esiintyminen > Havainnollistaminen

Havainnollistaminen

Havainnollistamisella tarkoitetaan esitettävän asian konkretisointia niin, että viestin vastaanottajan on helppo ymmärtää puhujan kertoma. Havainnollistaminen auttaa kuulijaa tiedon käsittelyssä: taitavasti havainnollistetusta puheesta kuulijan on helppo erottaa pääasiat ja asioiden väliset suhteet. Havainnollistaminen tuo puheeseen vaihtelua, mielenkiintoa, täsmällisyyttä, ja se motivoi kuuntelemaan. Se auttaa myös sisällön muistamisessa, kun asiaa esitetään ja vastaanotetaan useamman aistikanavan kautta samanaikaisesti (esim. kuulo ja näkö). Havainnollistaminen voi toimia muistiapuna myös puhujalle itselleen. Sen avulla on myös helppo rytmittää jäsenneltyä puhetta.

Havainnollistamisen tarve on sidoksissa paitsi viestinnän tavoitteeseen myös kulloiseenkin kuulijakuntaan. Havainnollistaminen voi syntyä spontaanisti itse viestintätilanteessa, mutta sitä on syytä pohtia myös etukäteen. Jos puhuminen ja esiintyminen ei perustaltaan ole havainnollista, eivät lukuisat apuvälineetkään auta – niiden tarkoitus kun on vahvistaa ja täydentää puhetta, ei korvata sitä.

Visuaaliset ja toiminnalliset havainnollistamiskeinot

Yleisimmin käytettyjä havainnollistamisvälineitä ovat Powerpoint-esitykset, erilaiset kuvat ja kaaviot, ääni- ja videomateriaali sekä monisteet. Puhuja voi myös havainnollistaa toiminnallisesti: hän voi esimerkiksi näyttää itse tai antaa kuulijoiden kokeilla, miten jokin esine toimii tai mitä tietyssä tilanteessa tapahtuu. Toiminnallinen havainnollistaminen jättää vahvan muistijäljen, minkä lisäksi se myös vakuuttaa kuulijat puhujan jakaman informaation oikeellisuudesta (”Kyllä se toimii, näinhän sen omin silmin.”).

Seuraavassa yleisiä ja yhteisiä havainnollistamiseen liittyviä neuvoja:

  • Tarkista ennen esitystä, että havainnollistamisvälineesi toimivat, ovat oikeassa järjestyksessä ja oikeissa paikoissa.
  • Havainnollistamisen ajoitus, kuten monisteiden ja muun kiertävän materiaalin jakamisen ajankohta tai Powerpoint-dian vaihto, kannattaa suunnitella etukäteen.
  • Kesken puheenvuoron kannattaa laittaa kiertämään vain esitystä tukevaa materiaalia, johon tutustuminen ei vie paljoa aikaa.
  • Mikäli viittaat toistuvasti jaettavaan materiaaliin ja kuulijoiden on tarkoitus tehdä siihen muistiinpanoja tai mikäli siihen on muutoin aiheellista tutustua etukäteen, voit jakaa materiaalin jopa hyvissä ajoin ennen esitystä.
  • Kerro havainnollistavasta materiaalista kuuntelijoille. Selitä esimerkiksi, mitä kuuntelijoille jaat ja miksi.

Powerpoint-esityksessä on tärkeää hallita tekninen havainnollistamisväline. Powerpoint-esitys, diojen järjestys, sisältö tai määrä ei saa ohjata esitystä tai sen rakennetta.

Opettele Powerpoint-ohjelma ja muista, että

  • jokaisella dialla tulee olla funktio. Se voi auttaa muistamisessa, todistaa väitteen, jäsentää esityksen runkoa, tuoda vaihtelua, konkretisoida abstraktin kokonaisuuden tai argumentoida visuaalisesti.
  • esityksessä ei tule näyttää sellaisia dioja, joihin puhujalla ei ole aikaa pysähtyä ja/tai joita kuuntelijat eivät ehdi lukea. Jos et ehdi diassa pysähtymään, älä näytä sitä. Voit näyttää dioja ennalta suunnittelemattomassa järjestyksessä painamalla dian numeron ja ENTER.
  • diojen ensisijainen tehtävä on tukea puhetta. Diojen ei tarvitse aueta kuuntelijoille ilman puhetta eivätkä ne saa kuormittaa kuuntelijoiden tai puhujan keskittymistä vuorovaikutukseen.
  • dioissa tulisi välttää punaisen ja vihreän värin käyttöä visuaalisena elementteinä ja yleisesti kiinnittää huomiota värivalintoihin diojen luettavuuden takaamiseksi.
  • tekstin fonttikoon valinnassa tulee ottaa huomioon esitystila – toisissa tiloissa teksti näkyy 24 pisteen kokoisena, toisissa tiloissa fonttikoon on oltava vähintään 30 pistettä.
  • yhdessä diassa tulisi olla vain sen verran tekstiä, että sen funktio avautuu yhdellä katsomisella.
  • diojen otsikoiden tulee olla informatiivisia.
  • diassa voi olla hyvinkin vähän tekstiä (esimerkiksi yksi kysymys) tai pelkästään kuvia.
  • diaesityksessä tulisi kertoa, mitä lähteitä esityksessä on käytetty.

Verbaalinen havainnollistaminen

Esimerkit, kuvailut ja vertaukset, rinnastukset, täsmennykset ja kielikuvat, vastakkainasettelut, kärjistykset sekä omien kokemusten ja havaintojen kertominen ovat kaikki keinoja havainnollistaa viestintää kielellisesti. Ne auttavat kuulijoita hahmottamaan puheen sisältöä ja nivomaan sen omaan kokemusmaailmaansa. Siksi puhujan onkin tärkeää tietää jotakin kuulijoistaan sekä siitä, miten aiheen voisi kohdentaa juuri heille. Havainnollistaminen kulkee käsi kädessä kohdentamisen kanssa.

Puhutun kielen lauserakenteet ovat parhaimmillaan yksinkertaisia, jotta kuulijan aika ei kulu niiden prosessoimiseen. Puheelle on ominaista myös toiston suuri määrä. Toistaminen ja toisin sanominen onkin havainnollistamisen kannalta suositeltavaa, sillä se parantaa puheen ymmärrettävyyttä ja toistettavien seikkojen muistamista.

Siirtymät helpottavat kokonaisuuksien hahmottamista. Niiden avulla puhuja muun muassa osoittaa asiakokonaisuuksien suhteita toisiinsa, siirtyy kokonaisuudesta toiseen ja erottelee olennaisen asiasisällön vähemmän tärkeästä. Siirtymiä tulee olla puheessa huomattavasti enemmän kuin kirjoitetussa kielessä. Myös kysymykset voivat toimia siirtymäkeinona.

“Yhteenvetona edellisestä…”
“Nyt siirryn käsittelemään…”
“Edelleen…”, “Lisäksi…”, “Samoin…”
“Kuitenkin…”, “Toisaalta…”, “Päinvastoin kuin…”
“Aluksi…”, “Lopuksi…”
“Kuinka ongelma voidaan ratkaista?”
“Miten olemme päätyneet tähän tilanteeseen?”

Sanaston valinnalla on myös mahdollista havainnollistaa. Kielenkäytön ilmeikkyys ja ytimekkyys, osuvat ja mieleenpainuvat ilmaisutavat sekä toisaalta kielen yksiselitteisyys ja konkreettisuus auttavat kuulijoita keskittämään huomionsa esitykseen.

Puhe-esityksen jäsentelyssä on olennaista myös puheen jaksottaminen. Esityksestä on käytävä selville, mikä on olennaista, milloin siirrytään alakohdasta toiseen ja millaiset ovat asioiden keskinäiset suhteet. Tätä osoitetaan myös puhutussa kielessä siirtymien avulla. Pitkässä esityksessä voi olla tarpeellista tehdä silloin tällöin myös välitiivistyksiä (“Edellä kertomastani on siis hyvä muistaa x, y, z … ja seuraavaksi kuvaan tarkemmin näiden kolmen…”). Myös esityksen eri kohtien tarkoitusta on hyvä kuvailla etenkin informatiivisissa esityksissä: “Alustukseksi tuon esille…”, “Havainnollistaakseni tätä, kerron…”, “Vastakkainen näkökulma olisi…”.

Nonverbaalinen havainnollistaminen

Nonverbaalinen viestintä on osin tiedostamatonta, mutta myös tiedostettua ja näin myös nonverbaalisen havainnollistamisen suunnittelu ja tietoinen käyttäminen on mahdollista. Nonverbaalinen havainnollistaminen syntyy sekä äänellisestä että äänettömästä ilmaisusta.

Äänellinen havainnollistaminen jaksottaa ja painottaa esitystä. Sitä voisi verrata kirjoitetun tekstin otsikoihin, kappalejakoihin, välimerkkeihin ja kursiivein tai lihavoinnein tehtyihin korostuksiin. Äänellisen havainnollistamisen keinoin kiinnitetään kuulijan huomio tärkeisiin, keskeisiin seikkoihin ja puheenvuoron rakenteeseen. Äänenvoimakkuuden ja -sävyn muutoksilla puheeseen saadaan vaihtelua, mikä auttaa pitämään yllä kuulijoiden mielenkiintoa.

Puhenopeuden vaihteluilla on mahdollista korostaa: keskeisten asioiden ajaksi puheen nopeutta voidaan hidastaa, vähemmän tärkeät asiat voidaan sen sijaan ohittaa nopeammin. Moni puhuja pyrkii välttämään taukoja, mutta turhaan – riittävä tauotus antaa kuulijoille usein kaivattua aikaa sulatella kuulemaansa.

Äänetöntä ilmaisua ovat kaikenlaiset ilmeet, eleet ja liikkeet. Niiden avulla voidaan havainnollistaa kokoja, muotoja, suuntia ja reittejä sekä ryhmitellä ja eritellä sanottua. Katsekontaktin avulla puhuja saa puolestaan välitöntä palautetta kuulijoiden reaktioista ja suhtautumisesta.