Kokouksen kulku

Pääosin kaikki kokoukset etenevät kokouksen kulun yleiskaavan mukaan, jossa edetään esityslistan mukaisesti kohta kohdalta. Kuitenkin esimerkiksi vuosikokous ja hallituksen kokous poikkeavat joiltain osin kaavasta.

Kokouksen kulun yleiskaava on seuraavanlainen:

1) Avaus
Yhdistyksen kokouksen avaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Alkupuheenvuorossa hän toivottaa kaikki tervetulleiksi, kertoo kokouksen tarkoituksen ja julistaa kokouksen avatuksi.

2) Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Puheenjohtaja kertoo laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot, jotka ovat määriteltyinä yhdistyksen säännöissä. Ehtoina voivat olla esimerkiksi, että kokouskutsu on toimitettu määrätyssä ajassa ja että paikalla on riittävä määrä äänivaltaisia osanottajia. Jos laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot todetaan täytetyiksi, puheenjohtaja julistaa kokouksen päätösvaltaiseksi.

3) Järjestäytyminen (ei hallituksen kokouksessa)
Kokoukselle valitaan tarvittaessa kokousvirkailijat eli kokouksen toimihenkilöt. Kokousvirkailijoiden valintajärjestys on seuraavanlainen: puheenjohtaja, sihteeri, 3–5 ääntenlaskijaa ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Yleensä yhdistyksen kokouksissa yhdistyksen puheenjohtaja ja sihteeri toimivat myös kokouksen puheenjohtajana ja sihteerinä, joten järjestäytymisvaiheessa valitaan tarvittaessa vain ääntenlaskijat ja pöytäkirjantarkastajat.

4) Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi ja mahdollisista menettelytapakysymyksistä sopiminen
Osallistujat voivat tässä vaiheessa esittää muutosehdotuksia esityslistaan, jonka mukaan asioiden käsittelyjärjestys kokouksessa määräytyy. Puheenjohtajan on kysyttävä kokoukselta, hyväksyykö se yksimielisesti ehdotetut muutokset. Jos kukaan ei vastusta, muutosehdotus hyväksytään. Työjärjestyksen käsittelemisen yhteydessä voidaan myös sopia kokousteknisistä menettelytavoista, esimerkiksi miten kannatus esitetään ja puheenvuorot pyydetään.

5) Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen (ei vuosikokouksessa)
Jos edellisen kokouksen pöytäkirjaa ei ole tarkastettu pöytäkirjantarkastajien avulla tai kyseisen kokouksen lopussa, tarkastetaan se tässä vaiheessa. Pöytäkirjan tarkastamisohjeet määrätään yhdistyksen säännöissä.

6) Ilmoitusasiat
Ilmoitusasiat ovat ytimekkäitä selostuksia, jotka antavat tietoa esimerkiksi aikaisempien päätösten toteuttamisesta, tulevasta toiminnasta, yhdistykselle tulleista kirjeistä tai hallituksen hyväksymistä uusista jäsenistä. Ilmoitusasiat ovat tiedotusasioita, joista ei tehdä päätöksiä ja joista ei yleensä keskustella.

7) Varsinaiset kokousasiat eli päätösasiat
Kokous on kutsuttu koolle tätä vaihetta eli päätösasioita varten. Päätettävät asiat ovat ennalta valmisteltuja, ja ne käsitellään hyväksytyn työtavan eli esityslistan määräämässä järjestyksessä. Jokainen päätösasia käsitellään asian käsittelykaavan mukaisesti yksi kerrallaan.

8) Muut mahdolliset asiat
Tässä vaiheessa käsitellään kaikki sellaiset asiat, joiden käsittely ei varsinaisten kokousasioiden kohdalla ollut mahdollista. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi juuri ennen kokousta tai kokouksen aikana esille tulleet valmistelemattomat asiat tai muut keskustelua herättävät asiat. Yleensä, jos esille nousseesta asiasta on käyty jo aiemmin keskustelua tai asia on hyvin yksinkertainen, voidaan asiasta päättää samalla kerralla. Muussa tapauksessa asian käsittely on syytä siirtää seuraavan kokouksen esityslistalle päätösasiaksi.

9) Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja käyttää lyhyen puheenvuoron, jossa hän voi luonnehtia kokouksen kulkua, kiittää osallistujia ja julistaa kokouksen päättyneeksi.

Tarkempaa tietoa kokouksen kulusta löydät Jyväskylän yliopiston Kielikompassi-sivuilta.