Kielijelppi > Puheviestintä > 7. Kokoustaito > Kokouksen valmistelu

Kokouksen valmistelu

Jotta kokouksessa pystyttäisiin tekemään lain ja sääntöjen mukaisia, harkittuja päätöksiä, on kokous valmisteltava huolellisesti. Lisäksi huolellisesti valmistellut asiat tuovat kokouksen läpiviemiseenkin varmuutta, selkeyttä ja nopeutta.

Säännöt määrittelevät osittain mitä asioita missäkin kokouksissa on käsiteltävä. Esimerkiksi vuosikokouksessa on käsiteltävä muun muassa toimintakertomus ja tilinpäätös. Muulloin hallitus päättää kokouksessa käsiteltävät asiat. Yleensä asiat nousevat käsiteltäviksi ajankohtaisuutensa puolesta. Myös yhdistyksen jäsenet voivat esittää kokouksessa käsiteltäviä asioita. Tällöin asiat tulee toimittaa sihteerille hyvissä ajoin ennen kokousta.

Yhdistyksen hallitus, toimikunta tai pelkästään puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat käsiteltävät asiat ja niiden päätösehdotelmat. Joskus käytetään apuna myös ulkopuolista asiantuntijaa. Asioista hankitaan taustatietoja sekä tarvittaessa tarjouksia ja laskelmia, joiden perusteella puntaroidaan ratkaisuvaihtoehtoja ja niiden seurauksia. Asioihin perehtymisen jälkeen itse kukin pystyy vastaamaan kokouksessa esitettäviin kysymyksiin ja samalla varmistetaan myös, että päätöksessä huomioidaan eri ratkaisumahdollisuudet. Jokaisesta valmistellusta asiasta sovitaan, kuka hallituksen tai valmistelevan toimikunnan jäsenistä esittelee sen varsinaiselle kokoukselle.

Kokoukseen osallistujat valmistelevat myös omalla tahollaan asioita. He pohtivat ja valmistelevat omaa mielipidettään tai ehdotustaan ja voivat myös neuvotella eri osapuolten kanssa ennen kokousta. Asian valmistelun vaiheessa voidaan pitää moniakin valmistelevia neuvotteluita ja kokouksia.

Olennainen osa valmistelua on tarvittavien kokousasiakirjojen, kuten kokouskutsun ja esityslistan, laatiminen sekä toimittaminen asianomaisille henkilöille (ks. pdf-mallit kokouskutsusta ja esityslistasta).

Lisätietoja tarvittavista kokousasiakirjoista sekä muista kokouksen valmisteluun liittyvistä seikoista löydät Jyväskylän yliopiston Kielikompassi-sivuilta. Samoilta sivuilta löydät myös puheenjohtajan ja sihteerin muistilistat.