Kokoustaidot

Kokoustaito viittaa terminä kokouksen osanottajan kykyyn ja valmiuksiin toimia kokousteknisesti ja -taktisesti tarkoituksenmukaisesti. Tämä edellyttää perehtyneisyyttä vakiintuneisiin menettelytapoihin sekä voimassa oleviin lakeihin ja säännöksiin. Kokouksen osanottajan on lisäksi kyettävä saamaan aikaan yhteisesti hyväksyttyjä päätöksiä neuvotellen ja keskustellen toisten osallistujien kanssa. Kokousteknisten taitojen ohella kokouksen osanottaja tarvitsee siis myös puheviestintätaitoja.

Kokoustekniset taidot

Kokouksissa osallistujien toiminta ja vaikuttaminen tapahtuvat kokouksen vakiintuneiden menettelyjen välityksellä. Kokoustekniikka ikään kuin luo raamit, joiden sisällä kokouksen osanottajat toimivat. Voidakseen toimia tarkoituksenmukaisesti kokoustilanteissa, on tiedettävä esimerkiksi, missä vaiheessa ja miten voi vaikuttaa kokoustyöskentelyyn ja päätöksentekoon.

Kaikki osallistujat vaikuttavat kokouksessa käsiteltäviin asioihin ja tehtäviin päätöksiin jo läsnäolollaan tai poisjäännillään. Keskusteluvaiheessa osallistuja voi erilaisten puheenvuorojensa välityksellä vaikuttaa muiden mielipiteisiin ja siten myös äänestyskäyttäytymiseen. Puheenvuorot, äänestäminen tai äänestämättä jättäminen vaikuttavat suuresti siihen, millaisia päätöksiä kokouksessa tehdään. Hiljaa oleminen ymmärretään kokousmenettelyssä myöntymisen ja yksimielisyyden merkiksi.

Puheviestintätaidot

Kokoustilanteessa tarvittavia puheviestintätaitoja ovat esimerkiksi:

  • Kuunteleminen: esim. keskeisten asioiden tunnistaminen, kuullun arvioiminen, faktan ja mielipiteen erottaminen, oman puheenvuoron liittäminen aiempiin
  • Mielipiteen ilmaiseminen: esim. eri mieltä oleminen, samaa mieltä oleminen sekä ehdotusten arviointi
  • Perusteleminen (lue lisää esiintymisosiosta)
  • Tiivistäminen, yhteenvetäminen, kysyminen: esim. asioiden yhdistely ja erittely, täsmennysten ja lisäselvitysten pyytäminen, mielipiteiden tiedusteleminen
  • Vuorovaikutustaidot: esim. halu osallistua ja tehdä yhteistyötä, tavoitteellisuus, palautteen antaminen, toisten osallistujien ja heidän näkemystensä arvostaminen ja huomioon ottaminen
  • Työskentelyn ohjaamisen taidot (koskevat erityisesti kokouksen puheenjohtajaa): esim. puheenvuorojen jakaminen, tiivistäminen, kokouksen etenemisen johtaminen, ehdotukset menettelytavoista