Neuvotteluprosessi

Neuvottelu on prosessi, joka alkaa neuvottelutarpeen havaitsemisesta ja valmistautumisesta. Tätä seuraa neuvottelutapahtuma tai -tapahtumat, ja prosessi päättyy jälkihoitoon. Myös valmistautumisvaiheessa oman taustaryhmän kesken voidaan käydä ideoivia, tietoa kokoavia ja analysoivia neuvotteluita varsinaista neuvottelua varten.

Neuvotteluun valmistautuminen

Valmistautuminen on tärkeä vaihe neuvotteluprosessia. Olennainen osa valmistautumista on tarvittavan tiedon hankkiminen. Neuvoteltavan asian monipuolinen tuntemus auttaa neuvottelijaa löytämään realistiset ja toteuttamiskelpoiset ratkaisuehdotukset. Neuvottelua varten kerättävän tiedon on oltava tuoretta, ajankohtaista, luotettavaa ja käytännönläheistä.

Valmistautumisen osatekijöitä. Soveltaen teosten Andersson & Kylänpää (2002) ja Lehtonen & Kortetjärvi-Nurmi (1993) pohjalta

Valmistautumisen osatekijöitä

Neuvottelun kulku

Neuvottelutilanne muotoutuu jokaisella kerralla omanlaisekseen riippuen osallistujista, asiasta, tavoitteesta, tilanteesta ja puitteista. Tästä johtuen ei ole mitään yhtä ja oikeaa etenemiskaavaa, jota neuvottelu noudattaisi. On kuitenkin joitain yleisiä menettelytapoja ja vaiheita, joita useimmissa neuvotteluissa käydään läpi. Nämä vaiheet ovat neuvottelun avaus, asioiden käsittely ja neuvottelun lopetus:

1) Neuvottelun avaus
Vastuu neuvottelun avauksesta on järjestäjä- tai kutsujapuolella. Avauksen tavoitteena on hyvän ilmapiirin luominen ja työskentelymotivaation virittäminen. Mikäli neuvottelun osapuolet eivät tunne toisiaan entuudestaan, heidät tulee esitellä toisilleen. Tilanteen alku sisältää usein muutenkin epämuodollista kanssakäymistä, mikä edesauttaa myönteisen neuvotteluilmapiirin syntymistä. Samalla se tarjoaa hyvän tilaisuuden tarkkailla muita osallistujia.

Varsinainen neuvottelutilanne avataan täsmentämällä neuvottelun tarkoitus ja sopimalla yhteisistä menettelytavoista ja aikataulusta. Avauksen yhteydessä molemmat osapuolet esittäytyvät ja toteavat valtuutensa. Myös neuvottelun edellyttämät toimet, kuten neuvottelun johtaminen ja sihteeriys, päätetään tässä vaiheessa.

2) Asioiden käsittely
Asioiden käsittelyä voidaan jäsentää niputtamalla tai viipaloimalla. Niputuksessa samansuuntaiset asiat yhdistetään samalla kertaa käsiteltäviksi kokonaisuuksiksi. Viipaloinnissa laaja ja ehkä epämääräiseltäkin tuntuva asiakokonaisuus jaetaan osiksi. Käytettäessä näitä käsittelytapoja on kuitenkin huomioitava asioiden tärkeysjärjestys, asiakokonaisuudet sekä se, ettei yksikään asia jää käsittelemättä.

Runkoa johdonmukaiseen neuvottelun etenemiseen voidaan hakea myös suhteellisen väljistä tavoista. Neuvottelu voi alkaa esimerkiksi yleiskeskustelulla, joka tarkentuu yksityiskohtaisella keskustelulla ja päättyy päätöksen tekoon. Toisaalta keskustelua voidaan ensin käydä asian nykytilanteesta, jonka jälkeen tarkastellaan muutosvaatimuksia ja päädytään johonkin ratkaisuun. Päätöksentekoa ja ongelmanratkaisua käsitellään tarkemmin ryhmäviestinnän osiossa.

Neuvottelun aikataulun tulee olla tarpeeksi väljä, jotta käsiteltävistä asioista ehditään rauhassa keskustella. Neuvottelu tulisi voida myös tarvittaessa keskeyttää esimerkiksi silloin, jos neuvottelija tarvitsee lisätietoja asiasta tai lisävaltuuksia päämieheltään.

Tehty päätös voidaan peruuttaa, jos se myöhemmin todetaan vääräksi. Päätös perutaan ilmaisemalla erehdys perustellen ja kumoamalla päätös. Päätöksen toteuttamista voidaan lisäksi lykätä perustelluista syistä, kuten tarvittaessa lisäneuvotteluita, mikäli tiedot ovat olleet puutteellisia päätöstä tehtäessä. Päätös voidaan myös jättää kokonaan toteuttamatta ryhmän vastustuksesta johtuen.

3) Neuvottelun lopetus
Neuvottelu ei pääty ratkaisun saavuttamiseen. Neuvottelun lopetusvaiheessa kootaan yhteen, mitä neuvottelussa on saatu aikaan. Neuvottelun vetäjän on hyvä toistaa saavutettu päätös ja näin varmistaa kaikkien osallistujien olevan sen takana. Saavutetut tulokset ja neuvottelun tuloksen vaatimat vastuutehtävät (kuka tekee, mitä tekee ja millä aikataululla) kirjataan ylös. Lisäksi sovitaan seuraava tapaaminen, jos sitä tarvitaan ja kiitetään osallistujia heidän panoksestaan.

Neuvottelun jälkihoito

Neuvottelun jälkihoidossa varmistetaan ne toimenpiteet, joilla neuvottelutulos toteutetaan käytännössä. Lisäksi arvioidaan tulosta ja toteutusta. Joskus neuvottelun osallistujia saatetaan muistaa kiitoskirjeellä tai vastaavalla epävirallisella huomionosoituksella. Neuvottelun jälkihoidolla luodaan pohjaa tuleville neuvotteluille ja niiden onnistumiselle. Jälkihoidosta tulee huolehtia myös silloin, kun neuvottelussa ei päästä tulokseen. Tällöin on huolehdittava esimerkiksi siitä, että kumpikaan osapuoli ei koe kärsineensä arvovaltatappiota.

Neuvottelun jälkihoitoon kuuluvat

  • neuvottelumuistion kirjoittaminen (ks. pdf-malli neuvottelumuistiosta)
  • neuvottelusta raportointi ja tiedottaminen
  • toimenpiteiden toteuttaminen ja seuranta
  • neuvottelun arviointi