Kielijelppi > Puheviestintä > 7. Kokoustaito > Osallistujien tehtävät kokouksessa

Osallistujien tehtävät kokouksessa

Kokouksen osanottajilla on erilaisia tehtäviä. Osa tehtävistä kuuluu pelkästään kokouksen toimihenkilöille ja osa kaikille kokoukseen osallistuville.

Puheenjohtaja

  • valmistelee kokouksen ja sen asiat yhdessä sihteerin kanssa
  • johtaa kokouksen kokousteknisten sääntöjen mukaisesti
  • sopii menettely- ja äänestystavoista kokouksen osallistujien kanssa ja valvoo niiden noudattamista
  • jakaa puheenvuorot ja johtaa keskustelua tarkoituksenmukaisesti
  • rakentaa viestintä- ja kokouskulttuuria (esim. rohkaisemalla ja kannustamalla keskusteluun)
  • huolehtii, että kokous pysyy aikataulussa
  • toimii kokouksen nimissä (mm. allekirjoitukset, toimeenpanotehtävien valvonta)

Sihteeri

  • valmistelee kokouksen ja sen asiat puheenjohtajan kanssa
  • laatii tarvittavat asiakirjat (esim. kokouskutsun ja esityslistan) ja toimittaa ne ajoissa jäsenille (ks. pdf-mallit kokouskutsusta ja esityslistasta)
  • valmistelee kokouspaikan
  • tekee tarkat muistiinpanot kokouksen kulusta, käytetyistä puheenvuoroista ja tehdyistä ehdotuksista
  • laatii, tarkastuttaa ja arkistoi kokouspöytäkirjat (ks. pdf-mallit pöytäkirjasta: lyhyempi malli ja pidempi malli)
  • hoitaa mahdollisen yhteydenpidon
  • laatii tarvittavat tilastot ja tiedonannot
  • vastaa tiedottamisesta

Osallistuja

  • perehtyy esityslistalla esiteltäviin asioihin
  • neuvottelee esimerkiksi taustaryhmien kanssa ennen kokousta
  • valmistelee käsiteltävään asiaan ehdotuksen tai puheenvuoron ja sille pitävät perustelut
  • hallitsee erilaisten kokouspuheenvuorojen käytön ja pyytää vuoroaan sovitusti (esim. kättä nostamalla)
  • esittää puheenvuorossaan ymmärrettävän ehdotuksen tai kertoo mielipiteensä jo tehdystä ehdotuksesta
  • ei tahallaan jarruta kokouksen etenemistä, vaan tukee yhteistyötä keskittymällä käsittelemään asioita tehokkaasti ja toimimaan tilanteen mukaisesti
  • tuntee yleisen kokousmenettelyn
  • vastaa omalta osaltaan päätösten toimeenpanosta ja noudattaa tehtyjä päätöksiä

Muita kokouksen osanottajien tehtäviä

  • Asian esittelijä kertoo taustatietoja käsiteltävästä asiasta ja päättää esityksensä perusteltuun päätösehdotukseen.
  • Pöytäkirjantarkastajat tarkastavat kokouksen jälkeen omien muistiinpanojensa perusteella, että sihteerin laatima pöytäkirja on kokouksen kulun mukainen.
  • Ääntenlaskijat laskevat mahdollisen äänestyksen tai vaalin tuloksen ja laativat siitä tarvittaessa erillisen pöytäkirjan.