Kielijelppi > Puheviestintä > 5. Ryhmäviestintä > Päätöksenteko ja ongelmanratkaisu ryhmässä

Päätöksenteko ja ongelmanratkaisu ryhmässä

Monessa ryhmäviestintätilanteessa on tarkoituksena tehdä päätöksiä tai ratkoa ongelmia. Päätöksenteko on tietyistä, usein valmiista vaihtoehdoista valitsemista. Ongelmanratkaisu on puolestaan monivaiheinen tapahtuma, jossa liikutaan tyytymättömyyttä aiheuttavasta tilasta tyydyttävämpään ja samalla kehitellään suunnitelma tämän tarkoituksen toteuttamiseksi.

Kolme tapaa tehdä päätös

Tarkasteltaessa erilaisia päätöksentekomalleja on huomioitava, että todellisuudessa päätöksentekoprosessi noudattaa vain harvoin lineaarista syy-seurausmallia. Joskus voidaan esimerkiksi joutua palaamaan taaksepäin pohtimaan uudelleen jotakin jo käsiteltynä pidettyä asiaa. Tällainen edestakainen liike on ryhmätoiminnassa varsin tavallista.

Kolme yleisintä tapaa tehdä päätös ovat johtajan tekemä päätös, äänestys ja konsensus:

  • Johtajan tekemä päätös on kyseessä silloin, kun ryhmän johtaja tekee päätöksen täysin oman harkintansa pohjalta tai konsultoituaan ensin ryhmäänsä. Johtajan tekemän päätöksen etuna on sen nopeus. Mikäli johtaja on käsiteltävän aiheen asiantuntija, voi päätös olla myös laadukas. Tällainen autoritaarinen päätöksentekotapa voi kuitenkin vaikuttaa kielteisesti ryhmän koheesioon ja toimintamotivaatioon.
  • Äänestäminen on yleisimpiä päätöksentekotapoja monissa ryhmissä. Usein voittajaehdotukselta vaaditaan, että se saa vähintään puolet annetuista äänistä. Äänestämällä päätös saavutetaan melko nopeasti ja demokraattisesti. Yksimielinen äänestystulos on yleensä ongelmaton, mutta äänten jakautuessa hävinneen osapuolen yhteistyöhalu saattaa kärsiä. Enemmistön tuki ei myöskään aina takaa sitä, että ratkaisu olisi vaihtoehdoista laadukkain.
  • Konsensuksella tarkoitetaan yksimielistä kompromissipäätöstä, jota kaikki ryhmän jäsenet voivat asettua tukemaan. Kompromissin löytyminen saa ryhmän jäsenet usein tyytyväisiksi ja päätökseen tavallisesti myös sitoudutaan voimakkaasti. Päätös on useasti myös varsin hyvälaatuinen, sillä kaikki näkökulmat on sitä hiottaessa otettu huomioon. Konsensuksen saavuttaminen on kuitenkin aikaa vievää. Joskus ryhmän jäsenet voivat myös tuntea painetta mukautua, mikä vähentää ryhmätyöskentelyn mielekkyyttä.

Ongelmanratkaisu

Ongelmanratkaisun tehokkuuteen vaikuttavat pitkälti samat seikat kuin päätöksenteon laatuunkin. Ongelmanratkaisu on tehokkaimmillaan silloin, kun ryhmä käsittelee ongelmaa perusteellisesti ja kehittelee useita ratkaisuehdotuksia, joita arvioidaan kiinnittäen huomiota niiden mahdollisiin seurauksiin. Tehokkaan ideoinnin lisäksi ryhmän toimintaa auttaa, mikäli sen jäsenet tietävät, kuinka toimia ryhmänä tällaisessa tilanteessa.

Yksi malli tehokkaaseen ongelmanratkaisuun on Galanesin et al. (2004) esittelemä P-MOPS-malli. Lyhenne juontuu sen englanninkielisestä nimestä Procedural Model of Problem Solving. Malli on viisiportainen ja se keskittyy ongelmanratkaisutilanteiden rakenteeseen. Sitä voidaan soveltaa joustavasti eri tilanteisiin ja erilaisten ryhmien vaatimuksiin.

Ongelmanratkaisuprosessin vaiheet P-MOPS-mallissa (Galanes et al. 2004)

Ongelmanratkaisuprosessin vaiheet

Laadukas päätöksenteko

Ryhmässä tehdyt päätökset ovat usein parempia kuin yksin tehdyt. Ryhmän jäsenillä on mahdollisuus yhdistää tietonsa ja taitonsa, minkä lisäksi jäsenet myös tehokkaasti kompensoivat toistensa puutteita. Ryhmässä viriää helposti myös kriittistä ajattelua, mikä niin ikään parantaa saavutettujen päätösten laatua. Lisäksi muun muassa tehtävän luonne, ryhmäläisten toimintatavat ja kyvyt sekä heidän keskinäinen viestintänsä vaikuttavat lopputulokseen.

Tehokkaat ryhmät keskustelevat paljon käsittelyn alla olevasta aiheesta, jakavat ja hankkivat tietoa sekä punnitsevat jokaista esitettyä ratkaisuvaihtoehtoa sen hyvien ja huonojen puolien kannalta. Hyvä päätös on tulosta käsiteltävän ongelman perusteellisesta ymmärtämisestä, realististen ja toteuttamiskelpoisten ratkaisumallien keksimisestä sekä laadukkaan ratkaisun kriteerien tiedostamisesta. Myös panostettu työmäärä vaikuttaa usein päätöksen laatuun.

Ryhmän tehokkuuden kannalta on tärkeää, että kaikki ryhmän jäsenet osallistuvat omalla panoksellaan päätöksentekoon. Tehokkaassa ryhmässä ryhmäläiset kannustavat toisiaan myös kyseenalaistamaan esitettyjä ehdotuksia ja esittämään omia näkemyksiään. Lisäksi johtajuuden on havaittu vaikuttavan päätöksen laatuun. Menestyksekkäästi toimivien ryhmien johtaja usein kannustaa ryhmäläisiä rakentavaan argumentointiin, mikä on ominaista demokraattiselle johtamistyylille.