Kielijelppi > Puheviestintä > 6. Neuvottelutaito > Tehtävät neuvottelussa

Tehtävät neuvottelussa

Neuvotteluun osallistuvilla henkilöillä voi olla erityisiä tehtäviä, kuten neuvottelun vetäjä, sihteeri, pää- tai sivuneuvottelija sekä asiantuntija. Kaikkien neuvotteluun osallistuvien on kuitenkin tunnettava oikeat menettelytavat ja osattava soveltaa niitä tarkoituksenmukaisesti neuvottelun eri tilanteissa. Neuvottelussa ei noudateta tarkkaa keskustelukaavaa, kuten kokouksissa, mikä antaa sekä neuvottelun vetäjälle että neuvottelijoille enemmän vapauksia, mutta asettaa heille samalla myös enemmän vaatimuksia.

Neuvottelun vetäjä

Neuvottelulle valitaan vetäjä yleensä silloin, kun neuvottelussa on useampia osapuolia tai jos neuvotteluryhmissä on useampia jäseniä. Lisäksi vetäjän valinta on tarpeen silloin, jos neuvottelijat ovat tottumattomia toimimaan ryhmässä. Neuvottelun vetäjä voidaan valita myös turvaamaan neuvotteluyhteyttä, jos neuvottelun osapuolten näkemykset ovat suuresti vastakkaiset. Kahden- tai kolmenkeskiset neuvottelut sekä erityisesti ideoivat ja suunnittelevat, muutaman hengen neuvottelut taas käydään yleensä osapuolten kesken ilman erityistä vetäjää.

Ennen neuvottelua vetäjä

  • valmistelee käsiteltäviä asioita ja työskentelytapoja

Neuvottelun aikana vetäjä

  • aktivoi ja motivoi osallistujia neuvottelun avauksessa (esim. täsmentämällä ratkaisulle asetettavia vaatimuksia)
  • huolehtii, että kaikki osallistujat ovat selvillä menettelytavoista ja aikataulusta
  • toimii neutraalisti kaikkia osapuolia kohtaan
  • pyrkii luomaan kaikille neuvottelijoille tasapuoliset mahdollisuudet osallistua ryhmän työskentelyyn (esim. hillitsemällä puheliaimpia neuvottelijoita ja kannustamalla toisia neuvottelijoita osallistumaan)
  • ohjaa keskustelua ja avustaa neuvottelijoita pääsemään ratkaisuun (esim. esittämällä kysymyksiä ja tekemällä väliyhteenvetoja)
  • kertaa neuvottelun lopuksi saavutetun tuloksen ja päätöksen toteuttamiseen liittyvät asiat

Neuvottelun jälkeen vetäjä

  • kirjoittaa sihteerin kanssa neuvottelumuistion (ks. pdf-malli neuvottelumuistiosta)
  • tiedottaa tarvittaessa ratkaisusta
  • huolehtii neuvottelukumppanien välisten suhteiden hoitamisesta neuvottelujen välillä

Sihteeri

Myös neuvottelun sihteeri on neuvotteluprosessin jokaisessa vaiheessa mukana. Jos sihteerinä toimii joku neuvottelijoista, on hänen valmistauduttava tehtävänsä hoitamisen lisäksi keskustelemaan ja ilmaisemaan mielipiteensä neuvottelun kuluessa.

Ennen neuvottelua sihteeri

Neuvottelun aikana sihteeri

  • tekee muistiinpanot oleellisista seikoista muistiota varten
  • merkitsee muistiin neuvottelun aikana erikseen kirjattaviksi mainitut kohdat
  • avustaa puheenjohtajaa (esim. huolehtimalla neuvottelun aikataulusta)
  • avustaa muita neuvottelijoita (esim. havainnollistamisvälineiden käyttämisessä)
  • voi toimia viestinvälittäjänä neuvotteluhuoneen ja muun maailman välillä
  • varmistaa epäselvät tilanteet ja jakelua koskevat päätökset vetäjältä ja neuvottelijoilta

Neuvottelun jälkeen sihteeri

  • laatii neuvottelumuistion, raportin tai sopimuksen muistiinpanojensa pohjalta
  • toimittaa allekirjoitetun muistion neuvottelijoille ja mahdollisesti tiedottaa neuvottelun tuloksista laajemminkin
  • osallistuu päätöksen toteutuksen valvontaan ja huolehtii neuvottelijoiden välisistä suhteista neuvotteluiden välillä

Neuvottelijat

Kunkin osapuolen on valittava neuvotteluryhmänsä jäsenet siten, että heistä on mahdollisimman paljon hyötyä senhetkisessä neuvottelutilanteessa. Neuvotteluryhmän jäsenten erilaiset roolit ja tehtävät sovitaan ennen neuvottelua. Yksi jäsenistä on pääneuvottelija, joka on neuvotteluryhmänsä päävastuullinen johtaja. Sivuneuvottelijat valitaan neuvotteluun asiantuntemuksensa puolesta. Toinen sivuneuvottelijoista voi vastata esimerkiksi neuvoteltavaan asiaan liittyvistä lainopillisista seikoista. Kolmas neuvotteluryhmään kuuluva neuvottelija voi keskittyä esimerkiksi taktisten siirtojen ajoittamiseen.

Neuvottelussa pääneuvottelija osallistuu sivuneuvottelijoita aktiivisemmin neuvotteluun. Hän voi kuitenkin tukeutua sivuneuvottelijoihin toimintasuunnitelman mukaisesti tai kun tilanne niin vaatii. Neuvottelun onnistunut eteneminen edellyttää vetäjän hyvän työskentelyn lisäksi myös taitavaa ja aktiivista osallistumista itse neuvottelijoilta. He voivat vetäjän tavoin esittää esimerkiksi yhteenvetoja käsitellyistä asioista tai kysymyksiä toisille neuvottelijoille.

Neuvottelun jälkeen neuvotteluryhmä tekee jälkiarvioinnin neuvottelusta ja omasta toiminnastaan (ks. malli palautelomakesivulta). Arvioinnin kautta he pystyvät kehittymään sekä neuvotteluryhmänä että itsenäisinä neuvottelijoina. Lisäksi neuvottelijat vastaavat heille määrätyistä päätöksen toteuttamistoimista.

Ulkopuolinen asiantuntija

Ulkopuolista asiantuntijaa neuvottelussa käytetään silloin, kun neuvottelijoiden omat tiedot joltain erityisalueelta eivät ole riittävät tai kun neuvotteluun halutaan uutta, puolueetonta näkökulmaa ratkaisuun pääsemiseksi. Asiantuntija on siis ulkopuolinen, eikä hän täten osallistu muuhun keskusteluun neuvottelussa. Asiantuntijan käyttäminen saattaa aiheuttaa lisäkustannuksia ja pitkittää neuvottelua, mutta voi toisaalta parantaa neuvottelun ratkaisun laatua. Asiantuntijan käyttö voidaan tulkita neuvottelutaktiikaksi, jossa tuodaan auktoriteetin sana painostamaan toista osapuolta.